בעלי עסקים קטנים, אם אתם מרגישים שאתם טובעים בעומס העבודה, כנראה אתם זקוקים למישהו שינהל לכם את כל העניינים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים. אז נכון, אולי אין לכם את המשאבים או הצורך לשכור מזכירה אישית במשרה מלאה, אבל מזכירה אישית בשלט רחוק זאת בהחלט יכולה להיות אופציה טובה עבורכם.

היום חברות רבות מספקות שירות של מזכירה אישית וירטואלית. למעשה, מדובר במזכירה אישית שלא נמצאת איתכם באופן פיזי בעסק שלכם, אבל בהחלט מעודכנת בכל המתרחש ודואגת גם לעדכן אתכם במידת הצורך. מזכירה אישית הנמצאת במיקור חוץ יכולה לשים לב לתמונה הגדולה והרחבה ביותר של העסק שלכם ובאמצעות המקצועיות והניסיון, תוכל גם לייעץ לכם ולעשות מספר עבודות במקביל. הכל כדי להוריד מכם את הצורך להתעסק בדברים שעבורכם נחשבים יותר "שוליים", וכדי שתוכלו להתמקד בניהול טוב ומקצועי של העסק שלכם.

את שירותי המזכירות תקבלו בהתאמה אישית לסוג העסק שלכם ולפרמטרים החשובים שלכם. המזכירה הייעודית שלכם תציג את עצמה בשם העסק, ויחד איתכם והדרישות שלכם, תבנו תוכנית עבודה והגדרות מדויקות של התפקיד שאותו היא תבצע. כך למשל, כאשר לקוחות ירצו לפנות אל העסק שלכם, הם יעברו קודם כל דרך שירות המזכירות האישי ולאחר בירורים מדויקים רק יגיעו אליכם במידת הצורך, אם לא יימצאו את המענה שלהם אצל המזכירה.

 

אילו תפקידים כלולים בשירות?

בראש ובראשונה מענה טלפוני אנושי וידידותי לשיחות נכנסות של לקוחות. ככה שהלקוחות שלכם יקבלו את מלוא תשומת הלב והמענה שהם צריכים, יהיו מרוצים יותר ובכך תדמית העסק שלכם תיהיה חיובית יותר. כמו כן, המזכירה האישית הווירטואלית שלכם תוכל גם לבצע שיחות יוצאות לספקים באשר הם, ולסגור לכם "פינות" מה שנקרא בכל העניינים הלוגיסטיים. בנוסף, המזכירה האישית תטפל לכם גם במיילים, בניהול ואחסון כל הידע של החברה, טיפול בעניינים אישיים הקשורים לצוות העובדים שלך (חופשות, לקוח סמוי ועוד), תנהל לכם את היומן ותיהיה מעודכנת על פגישות חשובות ובגדול – כל מה שתצטרכו הקשור לניהול אדמיניסטרטיבי.

 

איך שירות מזכירה אישית עובד?

בשונה מלשכור מזכירה במשרה מלאה או חלקית, בשירות מזכירה אישית וריטואלית, בעלי העסקים משלמים עבור כל דקת עבודה שבה המזכירה עובדת. מהרגע שמתחילה העבודה מופעל שעון ובסוף החודש תשלמו בדיוק על כמות הזמן שעבדה עבורכם המזכירה. ככה שתדעו שאתם נעזרים בה רק כשאתם באמת צריכים. מדובר ללא ספק בפתרון מעשי שמיטיב עם עסקים רבים, תורם להם בצמצום משאבים וכספים, ועוזר להם לייעל את עבודתם, בעיקר אל מול הלקוחות.

 

למה כדאי מזכירה אישית?

כי עסק טוב מושתת על בסיס חזק, מסודר וברור. ברגע שכל העניינים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים שלכם יהיו מבוזרים תחת אנשי צוות שונים, כנראה שאחד הנושאים עלול לפול בין הכסאות. שירות מזכירה אישית מונע מכם את הבלאגן ומרכז את כל הדברים החשובים תחת קורת גג אחת.